saku のタスク管理フロー ~TaskChuteCloud とともに~

ご無沙汰しております!
転職などでバタバタしており、更新が滞りました m_ _m
さて、今回の転職を機に、自分のタスク管理フローを見直したので、そのご報告です。

以前にも GTD を実践し、
Toodledo / Nozbe / Rember The Milk / Todoist / Clickup / Emacs org-mode ・・・など、あまたのツールを使って参りましたが、なかなか定着させることができませんでした。

最近はテキストファイルでタスク管理していましたが、やっぱり抜け漏れがあったりして、どうもしっくりこない。

そこで、これまでの知見を集約して、決意表明も兼ねて、タスク管理フローを整備することにしました。

タスク管理フローのコンセプト

  1. 発生したタスクを忘れない
  2. いまやるべきタスクを明確にする (迷子にならない)
  3. 振り返りによって行動改善を図る
  4. 先々のタスクを管理しすぎない

2021年4月時点のタスク管理フロー

「オープンリスト」には、今後のタスクと今週のタスクを保管する

オープンリストには今後やるべきタスクが保管されています。
また、前週の金曜日のうちに「今週やるべきタスク」を明確にしておきます。

オープンリストの管理に使っているツール

  • プレイベート: clickup
  • 仕事: wrike (会社指定)

オープンリストのポイントは「細かく管理しすぎない」です。


すべてのタスクに細かく実行日を決めると、遅延が発生した瞬間に、実行日をすべて更新しなければならなくなります。また、チャレンジング&クリエイティブなタスクは、作業を進めながら軌道修正することも多いので、計画の修正に時間がかかってしまいます。

そこで、計画の修正に時間を費やすよりも、目の前のやるべきことに時間を費やそう!と考えました。

ただし、仕事など、やるべきことと納期が決まっているものは、細かい日程管理が必要と考えます。
このあたりは履き違えないように注意が必要です

clickup ではダッシュボード機能を使って「今週のタスク」をすぐに見えるようにしておきます。
※ clickup の使い方の例は後日改めて紹介します。

「クローズリスト」には、今日実行するタスクが順番に並べる

クローズリストには今日実行するタスクが、上から実行順に並んでいます。
クローズリストは前日のうちに作成しておきます。

クローズリストの管理には TaskChuteCloud を使用しています。

TaskChute Cloud

各タスクに予め「見積もり時間」を設定しておき、開始ボタンをクリックして作業を開始します。
作業が終わったら完了ボタンを押すことで、そのタスクを「完了」扱いにできます。
このとき、そのタスクの所要時間が記録されます。これを1日中繰り返します。

TaskChuteCloud によって得られる効果は「集中」と「行動の改善」

(1) いまやるべきことに集中できる

TaskChuteCloud では各タスクに「見積もり時間」を設定して、そのタスクに取り掛かります。
そのため、タスク実行中は、自然と「見積もり時間内にタスクを終わらせなければならない」という意識が働きます。

漫然と「今日はこれとこれを完了させよう」と決めるのではなく、「今日はこれを 10時までに、こっちを11時までに」と時間も決めておくことで、適度なプレッシャーを感じながら作業をすすめることができます。

最近はテレワークで自宅で作業されている方も多いと思います。
周りの目がないと集中できないような人に、ぜひ TaskChuteCloud をオススメしたいです。

(2) 記録の振り返りで行動を改善できる

TaskChuteCloud を使っていると、一日の最後には「行動ログ」が出来上がっているので、何の作業にどれだけ時間をかけたのかが一目瞭然です。
その行動ログを一日に終わりに見て、どこを改善すべきかをレビューします。(後述)

振り返った結果は、仕事の作業手順書や、ルール、オープンリストにフィードバックします。

作業中に発生したタスク・気になる事は「1日のメモ」に逃がす

TaskChuteCloud で集中作業していても、割り込みが発生したり、気になることが頭に浮かんだりします。

このようなときは、いったん「1日のメモ」(テキストファイル) にそれらをメモっておきます。
こうしておくことで、脳の記憶領域(メモリ)を解放しておき、いまのやるべきタスクに集中できます。
そして、「今のタスク」が終わったあとに、そのメモを見返して追加されたタスクを「すぐやるべきか」判断します。

日次レビュー・週次レビューによって自分の「攻略法」を確立する

TaskChuteCloud の効果がもっとも発揮されるのは、日次レビュー・週次レビューによって自分の行動を振り返るタイミングであると考えています。

行動ログを取らずに日々を過ごしていたときは「今日一日何をやってたんだっけ」と感じるが多く、苦しくて時間のかかった作業も「喉元すぎれば熱さを忘れる」で、何が悪かったのか、思い出せない事が多かったです。

体験したことを次に活かすため、日次レビュー・週次レビューによって、日々の生活や仕事の「攻略法」を自分なりに作り上げていきます。

レビューの詳しい内容は、後日、別の記事で紹介します。

(1) 日次レビュー

1日が終わったら日次レビューで 1日の行動を振り返ります。

  • 全体の振り返り
    • TaskChuteCloud 先送りタスクは何件か
    • 明日のタスクは何か
  • 個人としての振り返り
    • 重要なタスクを実行できたか (自己研鑽, 健康, 人生目標 etc.)
    • 自分にとってマイナスの行動や出来事は何だったか
  • 仕事としての振り返り
    • うまく進められたことはなにか
    • うまく進められなかった(時間がかかった)ことはなにか
      作業手順書にフィードバックすべきことはなにか
    • 会社の指針・マインドに沿った行動ができたか

(2) 週次レビュー

毎週金曜日の夜に週次レビューで 1 週間の行動を振り返ります。

  • 個人としての振り返り
    • 今週の目標を達成できたか
    • 来週の目標はなにか
  • 仕事しての振り返り
    • 今週のタスクをすべて消化できたか
    • 消化できなかった原因はなにか
    • その原因にたいしてどう対処するか
    • 来週の締め切りタスクはなにか

私が参考にしたタスク管理フロー (jMatsuzaki氏)

私のタスク管理フローは、尊敬する jMatsuzaki 氏のタスク管理ワークフローを参考にしています。
いつも素晴らしい記事ありがとうございます!

試行錯誤しながら自分の役割・環境にあったフローを作ろう

Google で「タスク管理」というワードを検索するだけで、多くのタスク管理手法がヒットします。
しかしそれらは、執筆者の仕事や役割、環境、スキルなど、多くの要素が絡み合って作られた奇跡の産物です。(私の記事も同様です)

そのため、その方法を完全にコピーして実践したとしても、執筆者と自分は違う人間ですから、どこかでズレが生じてきます。そのズレを解消する方法が分からなかったり、面倒になったりして、挫折してしまいます。

そんなときは無理せずいったん立ち止まって、次の 3 点を考え直すのがおすすめです!

  1. 自分がやらなければならないこと、求められている成果は何か
  2. そのためのタスクを、忘れないように実行するにはどうすれば良いか
  3. 面倒にならず、できるだけシンプルにタスク管理するにはどうすれば良いか (管理作業のどこに無駄があるのか)

私もまだまだ試行錯誤中です。
ローマは一日にして成らず。これからもタスク管理フローをアップデートしていきます。

以上、参考になれば幸いです!
最後まで読んでいただき、ありがとうございました!

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